In Ihrem Job geben Sie jeden Tag aufs Neue alles. Trotzdem merken Sie, dass Sie viel Zeit für «die kleinen Dinge nebenbei» verwenden. Hier eine E-Mail beantworten, dort noch schnell im Meeting vorbeischauen – und schon haben die Zeitfresser Sie voll im Griff. Kein Grund zum Resignieren! Wir zeigen Ihnen, wie Sie die grössten Zeitfresser im Job besiegen. Damit Sie endlich pünktlich in den Feierabend kommen – Sie haben ihn sich verdient!
Tipp 1 gegen Überstunden: Erledigen Sie kleine Aufgaben sofort
Arbeiten Sie kleine Aufgaben am besten direkt ab. Denn je öfter Sie kleine Aufgaben verschieben, umso mehr Zeit verschwenden Sie. Ein Beispiel: Sie sollen das Protokoll eines Meetings ausformulieren. Diese Aufgabe nimmt etwa eine Stunde in Anspruch. Sie sehen sich Ihre Notizen etwa zehn Minuten an. Dann entscheiden Sie sich dazu, die Aufgabe aufs Ende der Woche zu verschieben. Hätten Sie die Aufgabe sofort erledigt, hätte es Sie insgesamt eine Stunde und 10 Minuten gekostet. Jetzt müssen Sie sich erneut einlesen – und dafür stehen vielleicht auch wieder Überstunden an.
Tipp 2 gegen Überstunden: In der Ruhe liegt die Kraft
Scheint ein Projekt sich besonders lange hinzuziehen, schliessen Sie einen Moment die Augen und atmen Sie einmal tief durch. Wer nicht so schnell wie erhofft zum Ziel gelangt, neigt dazu, den Fehler dafür bei sich selbst zu suchen. Dann fragen Sie sich vielleicht: «Habe ich zu langsam gearbeitet oder zu unkonzentriert?». Als Reaktion arbeiten Sie noch länger und angestrengter – Überstunden vorprogrammiert!
Tipp 3 gegen Überstunden: Einfach mal Nein sagen!
Ihre Hilfsbereitschaft zeichnet Sie aus. Aber ein «Ja» wird leicht zur Routineantwort. Dann landen viele Zeitfresser-Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch – viele davon fallen nicht einmal in Ihren Aufgabenbereich. Sagen Sie deshalb einfach mal «Nein» – Ihre Teamkollegen haben dafür Verständnis.
Tipp 4 gegen Überstunden: Beweisen Sie Mut zur Lücke
Sie geben immer Ihr Bestes. Deshalb sind Sie in Ihrem Team unersetzlich. Aber denken Sie daran: Niemand ist perfekt! Anstatt Aufgaben immer zu 110 Prozent zu erledigen, konzentrieren Sie sich einfach auf das Wesentliche. So sparen Sie viel Zeit. Ein Beispiel: Benötigt Ihr Chef schnellstmöglich wichtige Kennzahlen, verwenden Sie Ihre Energie auf sorgfältige Berechnungen. Eine beeindruckende Präsentation ist dafür meistens nicht nötig.
Tipp 5 gegen Überstunden: Lösen Sie eine Aufgabe nach der anderen
Lassen Sie sich nicht ablenken, wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe sitzen. Weder von sich selbst, indem Sie «nur mal kurz» Ihre E-Mails checken, noch von Anfragen der Kollegen. Machen Sie das E-Mail-Programm zu, schliessen Sie die Bürotür oder sagen Sie den Kollegen, dass Sie in der nächsten Stunde nicht gestört werden möchten. Falls Sie in einem Grossraumbüro arbeiten, «flüchten» Sie für eine Stunde in einen nicht belegten Meetingraum – dort können Sie ganz in Ruhe arbeiten.
Tipp 6 gegen Überstunden: Weg mit den To-Do-Listen
Zeitmanagement ist wichtig. Übertreiben Sie es aber nicht, denn sonst bleibt die Zeitersparnis aus. Zum Beispiel, weil Sie so viele Prioritäten vergeben haben und selbst nicht mehr durchblicken, was wichtig ist. Legen Sie To-Do-Listen an, die kurz und übersichtlich sind. Wenn Sie nicht auf den ersten Blick sehen, welche Aufgaben sie heute erledigen müssen, hat eine Liste ihren Zweck verfehlt.
Tipp 7 gegen Überstunden: Meeting? Heute nicht.
Haben Sie oft das Gefühl, nach Meetings genauso schlau zu sein wie vorher? Dann sagen Sie Besprechungen, zu denen Sie nichts Wichtiges beitragen können, einfach ab. Denn die Zeit, die Sie in unwichtigen Meetings absitzen, können Sie für sinnvolle Aufgaben nutzen. Widmen Sie sich stattdessen lieber anderen Aufgaben, die auf Ihrer To-Do-Liste ganz weit oben stehen.
Falls Sie selbst das Meeting leiten: Wählen Sie die Teilnehmer sinnvoll aus. Nicht über jedes Thema muss das komplette Team diskutieren.
Tipp 8 gegen Überstunden: Zeit für E-Mails einplanen
Weil Sie eine einzelne Mail schnell bearbeiten, lassen Sie sich häufig davon ablenken. Tatsächlich sind E-Mails aber grosse Zeitfresser! Beachten Sie zwei Grundregeln, sparen Sie richtig viel Zeit:
- Zu festen Zeiten E-Mails checken: Wenn Sie keine dringende Nachricht erwarten, können Sie das Programm schliessen und zu festen Zeiten öffnen.
- Rufen Sie Ihre Kollegen an: Mit einem Anruf klären Sie Fragen viel schneller. Ausserdem ist ein kurzes Telefonat viel persönlicher als nur digital zu kommunizieren.
Tipp 9 gegen Überstunden: Nein zu Überstunden sagen
Zu viele Überstunden machen müde und erschöpft. Anstatt sich mehr anzustrengen oder noch eine Tasse Kaffee zu trinken, sollten Sie nach Hause gehen oder zumindest eine längere Pause machen. Denn: Wer sich zwingt, weiterzumachen, arbeitet langsamer und ungenauer. Ausgeruht erledigen Sie viele Aufgaben in einer halben Stunde, in die Sie am Abend vorher zwei Überstunden investiert hätten.
Tipp 10 gegen Überstunden: Machen Sie kleine Schritte
Natürlich ist es verlockend, all die Zeitfresser im Büro auf einmal zu beseitigen. Schliesslich möchten Sie vorankommen und produktiv arbeiten. Aber: Überfordern Sie sich nicht selbst! Effektiver ist es, wenn Sie sich aus den zehn Produktivitätstipps zwei oder drei aussuchen – zum Beispiel Meetings absagen und bestimmte E-Mail-Zeitfenster einrichten.
Vermeiden Sie diese Zeitfresser ein bis zwei Wochen lang konsequent. Schon bald merken Sie: Sie sind viel produktiver! Haben Sie darin Routine entwickelt, machen Sie mit Ihrem nächsten Zeitfresser weiter – Schritt für Schritt. Nach ein paar Wochen sind Sie Meister im Zeitmanagement!
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