Tipps für die Urlaubsübergabe: Damit Sie am Strand entspannt bleiben

Wer möchte schon in den Ferien aus dem Büro angerufen werden? Oder bei der Rückkehr Chaos am Arbeitsplatz vorfinden? Wohl niemand. Die gute Nachricht: Sie können vorbeugen. Mit einer gut durchdachten Urlaubsübergabe – die etwas mehr umfasst als kurz vor Abflug hastig noch ein paar Aufgaben zu verteilen und eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Hier unsere Tipps: 

• Stressfrei in die Ferien: Planen Sie Ihre Urlaubsübergabe in Ruhe
• Tolle Organisationshilfe: Checkliste für Ihre Urlaubsvertretung
• Ordnung ist der halbe Urlaub: Aufräumen und To-do-Liste anlegen
• „Ich bin dann mal weg“: Abwesenheitsnotiz einrichten
• Entspannte Ferien – auch für Führungskräfte

Sommer, Sonne, Ferienzeit: Freuen Sie sich auch schon auf erholsame Tage? Damit Sie Ihre verdiente Auszeit unbeschwert geniessen können, sollten Sie zuvor unbedingt eine gründliche Urlaubsübergabe vorbereiten. Schliesslich möchten Sie auch nach Ihrer Rückkehr noch von der Ferienerholung zehren – und nicht von einem Pendenzenberg begrüsst werden.

Wie wichtig gute Urlaubsübergaben für den Erholungsfaktor sind, betont Alexandra Kowollik, Senior Manager bei Robert Half in Zürich: „Sorgen um wichtige Projekte im Büro schränken die Erholung im Urlaub stark ein“, sagt sie. Die Folge: Wer nicht wirklich abschalten kann, wird auf Dauer unproduktiv und macht Fehler. „Irgendwann leidet auch die Gesundheit darunter. Dabei ist gar nicht so viel Aufwand nötig, um seine Ferien unbeschwert geniessen zu können und für eine bessere Work-Life-Balance zu sorgen", so die Personalexpertin.

Folgende Tipps für eine gelungene Urlaubsübergabe helfen Ihnen dabei, am Strand wirklich zu entspannen – und nicht mit den Gedanken weiterhin beim Job zu sein.

Stressfrei in die Ferien: Planen Sie Ihre Urlaubsübergabe in Ruhe

Wer ist verantwortlich für die Urlaubsvertretung? In der Regel obliegt es Ihrem Chef, jemanden zu bestimmen, der während Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernimmt. Vielleicht können Sie auch jemanden empfehlen? Wichtig ist, dass Sie mit Ihrer Urlaubsvertretung die anfallenden Aufgaben rechtzeitig besprechen. Niemand freut sich an einem Freitagabend um 17 Uhr über eine E-Mail mit dem Inhalt "Bin ab heute bis zum x-ten nicht im Büro. Anbei alle To-dos". Besser, Sie erinnern Ihre Kollegen spätestens ein bis zwei Wochen vor Ihrem letzten Arbeitstag an Ihre Abwesenheit. So bleibt Ihrer Urlaubsvertretung ausreichend Zeit, um alle wichtigen Projekte zu übernehmen und Fragen zu klären.

Rechnen Sie bei der Urlaubsübergabe auch für sich selbst einen Puffer ein: Legen Sie sich keine wichtigen Aufgaben oder Termine kurz vor den Urlaub. Damit vermeiden Sie unnötigen Stress.

Tolle Organisationshilfe: Checkliste für Ihre Urlaubsvertretung

Halten Sie alle Aufgaben, Termine und externe Kontakte in einer Checkliste für die Urlaubsvertretung fest. Anhand der schriftlichen Urlaubsübergabe erkennen Ihre Kollegen auf einen Blick, welche Aufgaben Priorität haben. Und dank Ihrer Checkliste ist Ihre Urlaubsvertretung optimal organisiert – und kann alle Projekte in Ihrer Abwesenheit erfolgreich weiterführen.

Finden Sie frühzeitig heraus, ob Ihre Vertretung all Ihre To-Dos übernehmen kann. Oft ist es sinnvoll, Ihre Aufgaben an mehrere Kollegen zu delegieren, um den Mehraufwand gleichmässig zu verteilen. An Folgendes sollten Sie bei der Übergabe an Ihre Urlaubsvertretung denken:

• Alle wichtigen Zugänge für Tools und Software bereitstellen – zum Beispiel zu Datenbanken.
• Wichtige Unterlagen bereitlegen, am besten an einem zentralen Ort.
• Liste mit wichtigen Ansprechpartnern erstellen.

Ordnung ist der halbe Urlaub: Aufräumen und To-do-Liste anlegen

Schreiben Sie eine weitere To-do-Liste, und zwar für sich selbst. Darin notieren Sie alle Aufgaben, die nach Ihrer Rückkehr anstehen. Dann müssen Sie im Urlaub nicht ständig darüber nachdenken, welche Projekte bald auf Sie zukommen und ob Sie etwas vergessen haben.

Zu einer guten Urlaubsvorbereitung gehört es dann noch, den eigenen Schreibtisch und den E-Mail-Posteingang aufzuräumen. Ihre Erholung ist schnell dahin, wenn Sie nach Ihrem Urlaub vom Chaos auf dem Schreibtisch oder von unzähligen unbearbeiteten E-Mails erschlagen werden. Nebenbei: Schauen Sie am letzten Tag vor Ihrem Ferienbeginn auch im Kühlschrank nach und entsorgen Sie verderbliche Lebensmittel.

„Ich bin dann mal weg“: Abwesenheitsnotiz einrichten

Kollegen, Kunden, externe Ansprechpartner und alle anderen wichtigen Kontakte haben Sie natürlich schon längst über Ihren Urlaub informiert. Trotzdem sollten Sie für Ihren E-Mail-Account eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Geben Sie darin diese Infos:

• den genauen Zeitraum Ihrer Ferien
• den vollständigen Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer Ihrer Urlaubsvertretung
• den Hinweis, ob Ihre Mails weitergeleitet werden oder nicht
• eine englische Übersetzung der Abwesenheitsnotiz für Ihre internationalen Kontakte

Hier ein Beispiel für eine gelungene Abwesenheitsnotiz-Mail:

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich Ihnen derzeit nicht persönlich antworten. Ich bin erst ab 24.08.2018 wieder an meinem Arbeitsplatz und habe bis dahin keinen Zugriff auf meine E-Mails. Sobald ich zurück bin, werde ich mich um meine unbeantworteten E-Mails kümmern. Ich bitte um Ihr Verständnis, dass es aufgrund der hohen Zahl eingegangener E-Mails einige Tage dauern kann, bis ich Ihnen antworte. Während meiner Abwesenheit steht mein Kollege Ernst Müller (Telefon, E-Mail-Adresse) in dringenden Angelegenheiten als Ansprechpartner zur Verfügung. Mit besten Grüssen XYZ.

Denken Sie auch an das Telefon: Bitten Sie einen Kollegen, Anrufe während Ihres Urlaubs entgegenzunehmen. Oder vereinbaren Sie mit Ihrer Urlaubsvertretung eine Weiterleitung Ihrer Anrufe auf ihr Telefon.

Entspannte Ferien auch für Führungskräfte

Wer als Führungskraft arbeitet, sollte bei seiner Urlaubsübergabe noch einige weitere Dinge beachten, um entspannt in die Ferien gehen zu können. Viele Schweizer Manager sind besorgt über mangelnde Mitarbeiterführung während der Ferienzeit. Mit der richtigen Vorbereitung muss das nicht sein. 

• Bestimmen Sie einen Stellvertreter, der für die Kollegen als Ansprechpartner fungiert – und Sie nur in Notfällen kontaktiert.
• Auch wenn vertraglich vereinbart ist, dass Sie als Führungskraft in bestimmten Fällen auch im Urlaub erreichbar sind, müssen Sie nicht permanent Ihr Diensthandy checken. Vereinbaren Sie feste Zeiten, zu denen die Kollegen Sie erreichen können.
• Legen Sie gemeinsam mit den Kollegen, die im Büro bleiben, Ziele fest, die während der Urlaubszeit erreicht werden sollen. So bleibt die Leistung auch in Ihrer Abwesenheit hoch.
• Verteilen Sie zusätzlich anfallende Arbeit möglichst auf mehreren Schultern.
• Denken Sie an die Nicht-Urlauber – und bieten Sie ihnen als Anerkennung, soweit möglich, Arbeitserleichterungen an. Zum Beispiel durch flexible Arbeitszeiten und Home-Office.
• Schlagen Sie Ihrem Stellvertreter vor, bei schönem Wetter Meetings im Freien abzuhalten.
• Auch kleine Geschenke in Form von Freikarten für Konzerte oder Themenparks können die Mitarbeitermotivation während der Urlaubssaison heben.

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Bildquelle: © BrianAJackson - istockphoto.com