„Ordnung ist das halbe Leben“ – wer kennt nicht diesen Spruch? Dass da etwas Wahres dran ist, merkt so mancher spätestens dann, wenn er verzweifelt wichtige Unterlagen auf seinem Schreibtisch sucht.
Eine gute Ablage ist für einen reibungslosen Arbeitsablauf deshalb unabdingbar.
Freie Sicht voraus
Wer morgens in sein Büro kommt und jedes Mal das Gefühl hat, ein Schlachtfeld zu betreten, der macht definitiv etwas falsch. In einem Umfeld, in dem Papiere ungeordnet auf dem Schreibtisch herumliegen und gelbe Post-its am Computer und auf jeder kleinen freien Fläche kleben, kann niemand einen klaren Gedanken fassen. Schaffen Sie sich Platz zum Arbeiten! Nur täglich benötigte Hilfsmittel wie Stifte, Block und Terminkalender sollten sich in Greifweite befinden. Alles andere gehört in sinnvoll unterteilte Schubladen, Aktenschränke oder Hängeregister.
Zettelwirtschaft vermeiden
Gehören Sie auch zu denjenigen, die alle Informationen erst einmal auf Zettel schreiben, die Sie auf dem Schreibtisch verteilen? Dann brauchen Sie bestimmt auch oft viel zu lang, bis Sie eine wichtige Notiz oder Telefonnummer gefunden haben. Um im Zettelchaos nicht unterzugehen, führen Sie ein Notizbuch, in dem Sie alle wichtigen Informationen sammeln. Noch unerledigte Aufgaben legen Sie am besten in eine Wiedervorlagemappe. So haben Sie immer alles griffbereit.
Ballast abwerfen
Werfen Sie weg, was Sie nicht mehr benötigen. Verbannen Sie den Gedanken „Das brauche ich vielleicht noch einmal“. Leeren Sie regelmässig Schubladen und Ablagekästen und nutzen Sie ruhig häufiger den Papierkorb. Legen Sie sich auf Ihrem Laufwerk oder in Ihrem Mail-Programm eine sinnvolle Struktur an, die Ihnen hilft, wichtige Informationen schnell wiederzufinden. So müssen Sie nicht jedes Dokument ausdrucken und alle E-Mails aufheben.
Wenn Sie sich bei der einen oder anderen E-Mail nicht sicher sind, ob Sie sie noch einmal benötigen, richten Sie sich einen Probe-Papierkorb ein. Wenn Sie nach einer bestimmten Zeit merken, dass Sie die dort abgelegten Informationen nicht mehr genutzt haben, können Sie den Ordner komplett löschen.
Mit System ordnen
Organisieren Sie Ihre Arbeit. Erstellen Sie am Ende jedes Tages eine To-Do-Liste für den nächsten Tag und priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Abgeschlossene Vorgänge kommen entweder in die dafür vorgesehene Ablage oder werden direkt weggeschmissen. Legen Sie sich hierzu für bestimmte Projekte Ordner an, die Sie mit Hilfe von Trennblättern inhaltlich strukturieren. Auch eine genaue Beschriftung des Ordnerrückens ist wichtig, damit Sie alle Informationen schnell wiederfinden.
Endlich Feierabend
Bevor Sie nach Hause gehen, sollten Sie neben der To-Do-Liste auch einen aufgeräumten Schreibtisch hinterlassen. Legen Sie alles in die richtigen Schubladen, verstauen Sie Stifte und Notizzettel und stellen Sie die Ordner in die Schränke. Somit freuen Sie sich am nächsten Morgen nicht nur über ein aufgeräumtes Zimmer, auch die Reinigungskräfte können endlich wieder einmal richtig sauber machen.